Contas a pagar, uma das etapas mais complexas da administração condominial
O trabalho da administradora de condomínios parece simples, mas considerando todas as tarefas administrativas, financeiras e de departamento pessoal realizadas, chegamos a mais de 150 atribuições que precisam ser realizadas, encadeadas e dentro do prazo.
Muitas destas etapas ainda são manuais, dependem de processos de terceiros (bancos, governo, etc.) e demandam especialistas em cada etapa.
Hoje vamos detalhar uma das etapas mais complexas e importantes, o CONTAS A PAGAR, onde um pequeno erro pode gerar multas, despesas financeiras ou mesmo deixar o condomínio sem o produto ou serviço.
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Quando pensamos em contas a pagar, imaginamos que se resume em: 1) receber a conta, 2) pagar a conta e 3) prestar contas. Mas, entre essas temos várias outras etapas.
Passo a passo das contas a pagar:
- Receber a conta
- Receber a conta (malote ou eletrônica)
- Conferências básicas
- Tem autorização do síndico?
- Tem a conta para pagamento? (caso não seja boleto)
- Existe duplicidade? (muitas vezes recebemos duas vezes a mesma conta)
- Digitalização (das contas em papel) e endereçamento para pasta eletrônica
- Pagar a conta
- Conferências técnicas
- O regime tributário do fornecedor está correto?
- Os impostos estão destacados? (quando necessário)
- As alíquotas estão corretas?
- Existem retenções de tributos? (Se sim, emitimos e pagamos a guia de impostos)
- O tipo de serviço destacado na NF (ou RPA – Recibo de Pagamento Autônomo) está correto?
- Lançamento da conta
- Classificar a conta no plano de contas
- Programar pagamento para a data correta
- Realizar pagamento junto à rede bancária
- Prestação de contas
- Confirmar pagamento
- Consolidar balancete
- Montar a pasta física (etapa super complexa que merece um texto à parte)
- Disponibilizar pasta física (malote) e eletrônica (nuvem)
- Conferências técnicas
As conferências técnicas são importantíssimas, um pequeno erro por parte do fornecedor, seja ele pessoa jurídica ou física, pode significar multas ao condomínio, pois este é co-responsável pelo recolhimento de impostos. Veja abaixo um breve detalhamento desta etapa.
Nome | Descrição | Se encontramos problemas |
Regime tributário do fornecedor | O fornecedor precisa se declarar enquadrado no Simples Nacional para correta apuração dos tributos Pis/Cofins/Csll. | Entramos em contato com o fornecedor para que este altere a NF ou recibo |
Impostos destacados | Pela legislação, dependendo do regime tributário, diferentes impostos precisam estar destacados, tais como: INSS, PIS, Cofins, CSLL e IR. | Entramos em contato com o fornecedor para que este altere a NF ou recibo |
Alíquota correta | Além de destacar o imposto, é importante que este seja calculado com a alíquota correta. | Entramos em contato com o fornecedor para que este altere a NF ou recibo |
Retenção de impostos | Dependendo do regime tributário, parte dos impostos deve ser recolhida pelo tomador dos serviços. | Tarefa sob responsabilidade da administradora |
Descrição dos serviços | Dependendo do serviço executado, precisa estar destacado na NF e a empresa precisa estar apta para realizar aquele tipo de serviço (os impostos variam com o tipo de serviço) e destacado no recibo da RPA. | Entramos em contato com o fornecedor para que este altere a NF ou recibo |
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