Contas a pagar, uma das etapas mais complexas da administração condominial

03 de fevereiro de 2021
Foto de uma pessoa mexendo em uma calculadora em cima de uma pilha de papéis para a pauta: "Contas a pagar, uma das etapas mais complexas da administração condominial" para o Blog da Estasa

Contas a pagar, uma das etapas mais complexas da administração condominial

O trabalho da administradora de condomínios parece simples, mas considerando todas as tarefas administrativas, financeiras e de departamento pessoal realizadas, chegamos a mais de 150 atribuições que precisam ser realizadas, encadeadas e dentro do prazo.

Muitas destas etapas ainda são manuais, dependem de processos de terceiros (bancos, governo, etc.) e demandam especialistas em cada etapa.

Hoje vamos detalhar uma das etapas mais complexas e importantes, o CONTAS A PAGAR, onde um pequeno erro pode gerar multas, despesas financeiras ou mesmo deixar o condomínio sem o produto ou serviço.

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Quando pensamos em contas a pagar, imaginamos que se resume em: 1) receber a conta, 2) pagar a conta e 3) prestar contas.  Mas, entre essas temos várias outras etapas.

Passo a passo das contas a pagar:

  1. Receber a conta
    1. Receber a conta (malote ou eletrônica)
    2. Conferências básicas
      1. Tem autorização do síndico?
      2. Tem a conta para pagamento? (caso não seja boleto)
      3. Existe duplicidade? (muitas vezes recebemos duas vezes a mesma conta)
    3. Digitalização (das contas em papel) e endereçamento para pasta eletrônica
  2. Pagar a conta
    1. Conferências técnicas
      1. O regime tributário do fornecedor está correto?
      2. Os impostos estão destacados? (quando necessário)
      3. As alíquotas estão corretas?
      4. Existem retenções de tributos? (Se sim, emitimos e pagamos a guia de impostos)
      5. O tipo de serviço destacado na NF (ou RPA – Recibo de Pagamento Autônomo) está correto?
    2. Lançamento da conta
      1. Classificar a conta no plano de contas
      2. Programar pagamento para a data correta
      3. Realizar pagamento junto à rede bancária
    3. Prestação de contas
      1. Confirmar pagamento
      2. Consolidar balancete
      3. Montar a pasta física (etapa super complexa que merece um texto à parte)
      4. Disponibilizar pasta física (malote) e eletrônica (nuvem)

As conferências técnicas são importantíssimas, um pequeno erro por parte do fornecedor, seja ele pessoa jurídica ou física, pode significar multas ao condomínio, pois este é co-responsável pelo recolhimento de impostos. Veja abaixo um breve detalhamento desta etapa.

Nome Descrição Se encontramos problemas
Regime tributário do fornecedor O fornecedor precisa se declarar enquadrado no Simples Nacional para correta apuração dos tributos Pis/Cofins/Csll. Entramos em contato com o fornecedor para que este altere a NF ou recibo
Impostos destacados Pela legislação, dependendo do regime tributário, diferentes impostos precisam estar destacados, tais como: INSS, PIS, Cofins, CSLL e IR. Entramos em contato com o fornecedor para que este altere a NF ou recibo
Alíquota correta Além de destacar o imposto, é importante que este seja calculado com a alíquota correta. Entramos em contato com o fornecedor para que este altere a NF ou recibo
Retenção de impostos Dependendo do regime tributário, parte dos impostos deve ser recolhida pelo tomador dos serviços. Tarefa sob responsabilidade da administradora
Descrição dos serviços Dependendo do serviço executado, precisa estar destacado na NF e a empresa precisa estar apta para realizar aquele tipo de serviço (os impostos variam com o tipo de serviço) e destacado no recibo da RPA. Entramos em contato com o fornecedor para que este altere a NF ou recibo
Pareceu complicado?

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