Implantação de condomínio têm sido o grande assunto do mercado imobiliário e de construção civil nos últimos anos. O termo parece complicado mas o blog da Estasa explica tudo que o síndico e o condômino precisa saber de maneira simples e rápida! A implantação de condomínio se refere resumidamente a todo o processo administrativo necessário para o empreendimento residencial poder funcionar.
Isto é, assim que o empreendimento é erguido, o Habite-se é expedido pela prefeitura e as chaves são entregues aos moradores. Neste momento, a construtora agenda uma AGI (assembleia geral de implantação) com alguns objetivos:
(1) passar instruções aos moradores sobre a entrega das chaves;
(2) explicar o funcionamento básico do condomínio;
(3) explicar as regras gerais de mudança e obras;
(4) propor e aprovar um plano orçamentário e cota condominial e
(5) eleger o síndico e membros do conselho.
O síndico récem-eleito de um empreendimento que passou pelo processo de implantação de condomínio enfrenta alguns desafios adicionais. A Estasa listou algumas dicas para auxilia-lo nesse primeiro momento da gestão.
Passo #1: Obtenção do CNPJ
Iniciar um condomínio inclui etapas similares a abertura de uma empresa. A primeira delas é a obtenção de um CNPJ. Para isto basta reunir a convenção registrada, a ata de assembleia que deliberou sobre a implantação do condomínio, a constituição do síndico registrada e fazer o cadastro no site da Receita Federal. Após este cadastro, é possível gerar o DBE (“Documento Básico de Entrada”) que o síndico deve assinar e reconhecer firma. Após isso os documentos devem ser enviados para a Delegacia da Receita Federal indicada pelo site em função do endereço do condomínio. O prazo médio, se não acontecerem novas exigências, é de 7 dias.
Passo #2: Contas de Água, Luz e Gás
O próximo passo da implantação de condomínio é ajustar as contas das concessionárias (água, luz e gás) que estarão em nome da construtora. A partir do dia seguinte à AGI, o valor a ser pago é de responsabilidade do condomínio. É importante que logo após a obtenção do CNPJ, um representante do condomínio altere a titularidade dessas contas. A conta de luz deve ser aberta junto a distribuidora de energia (Light no Rio de Janeiro), de água/esgoto (CEDAE ou concessionária Foz no Rio de Janeiro) e Gás (CEG). Todas estas aberturas de conta precisarão ser feitas de forma presencial por se tratar da primeira instalação em nome do condomínio.
Passo #3: Compra do enxoval
No dia da AGI, a construtora deverá agendar junto com o síndico a entrega da área comum. Este processo é uma vistoria do síndico junto com a construtora para validar que toda a especificação do projeto está conforme prometida. Mas isso não significa que toda a área comum está pronta para ser utilizada. Vários itens fundamentais para o uso precisam ser comprados e para isto existe uma cota extra única chamada de “enxoval”. Esta arrecadação tem por objetivo comprar tudo que o condomínio precisa para operar e que não estava previsto no escopo da construtora: normalmente equipamentos de escritório, limpeza, utensílios para empregados, etc. Este valor pode ser em parcela única ou prestações e deverá ser aprovada em uma AGE (“Assembleia Geral Extraordinária”) convocada para esta finalidade.
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Passo #4: Execução das tarefas e manutenção
Para uma operação eficiente o síndico deve tomar as decisões mais importantes: número de empregados, horários de trabalho e tarefas de cada um. Para isso é preciso planejar o funcionamento do condomínio. Importante não esquecer das tarefas de recrutar e treinar a equipe.
Outra tarefa importante é garantir o funcionamento dos equipamentos do condomínio: interfone, câmeras, portões automáticos, bombas, elevadores, etc. Deve-se planejar a manutenção destes desde o primeiro mês, sempre atento as garantias. Recomendamos sempre a utilização de contratos de manutenção com especialistas. Nesta etapa uma atenção especial deve ser dada aos grandes condomínios que possuem torre de água e ETE (estações de tratamento de esgoto). Estas instalações precisam ser mantidas por empresas especializadas cadastradas junto à secretaria do Meio Ambiente.
Na AGI, a construtora sempre entrega a convenção do condomínio e o regulamento interno. Apesar de detalhar a maior parte dos itens, algumas questões como horários de funcionamento de áreas de lazer, regras de operação e sorteios de vagas, normalmente precisam ser decididas após a entrega. O síndico deve listar estes itens levar para discussão na AGE (assembleia geral de instalação) para a definição. Esta AGE pode ser a mesma que aprovará a cota extra do enxoval.
Outro grande desafio do síndico é o 1o dia. A eleição de síndico acontece na AGI, normalmente à noite, e já no dia seguinte o condomínio está sob responsabilidade dele. Ele deve planejar junto com a construtora a transição das responsabilidades de controle, de acesso e segurança.
Passo #5: Escolha de uma boa administradora com experiência em implantação de condomínio
Outra questão que deverá ser aprovada na AGI é a escolha da administradora (em alguns casos a construtora escolhe a administradora para o primeiro ano), pois esta será responsável pela emissão dos boletos de cobrança de cota condominial. Afinal, sem recursos não se consegue implementar a maior parte destas tarefas. A administradora contratada deverá apoiar o síndico também nestas etapas, e algumas já contam com departamentos de implantação de condomínio.
Essas tarefas parecem muito técnicas ou trabalhosas para realizar sozinho? Aí que aparece o trabalho de uma boa administradora. Ela terá uma área especializada em implantação de condomínio que auxiliará em cada um dos pontos.
Pareceu complicado?
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