As assembleias virtuais se tornaram realidade com o início da pandemia em 2020. Como as reuniões de condomínio não poderiam acontecer presencialmente devido ao isolamento social, muitos condomínios aderiram às assembleias
remotas, para evitar aglomeração entre os condôminos.
A assembleia virtual deve seguir as mesmas regras da presencial, ou seja, convocação antecipada com pauta pré-definida, avaliação dos autorizados a votar (checagem de procurações e adimplência), eleição de presidente da mesa, etc. e qualquer tema pode ser discutido e votado. Esse novo modelo de assembleia parece que veio mesmo pra ficar. Dentre os inúmeros benefícios estão o aumento da participação dos condôminos, discussões mais objetivas e menos conflito.
Diante desta nova realidade, preparamos esse guia com cinco dicas essenciais para que o síndico possa realizar uma assembleia virtual eficiente.
LEIA MAIS:
Blog Estasa: Previsão orçamentária do condomínio sem erros
Blog Estasa: Redução de custos em condomínio: como fazê-lo?
Blog Estasa: Inadimplência condominial reduzida em seis dicas
- Crie um manual de orientações
Como nem todo mundo está acostumado a participar de reuniões virtuais, é importante que seja elaborado uma espécie de manual com as orientações quanto ao passo a passo para o acesso à plataforma que será utilizada para o encontro. Deve ser informado, também, que todos devem permanecer com o microfone desligado. Essas informações podem constar no edital de convocação da assembleia.
- Elabore um roteiro para facilitar a reunião
Uma boa dica é elaborar um pequeno roteiro para que o encontro seja o mais objetivo possível. O síndico pode anotar os tópicos de cada tema, prevendo quanto tempo em média vai precisar para falar de cada um deles, bem como definir quanto tempo os demais participantes terão para se pronunciar. É indicado, também, que seja enviado aos condôminos os documentos e informações pertinentes aos itens da pauta.
- Se antecipe aos imprevistos
A instabilidade da internet é um desafio a ser enfrentado durante as assembleias virtuais. Por isso, o síndico e administradores precisam possuir equipamento que possua boa internet, som e vídeo adequados para conduzir o encontro.
- Avalie as condições do condomínio
É necessário que o condomínio não esteja em um momento conturbado e com muitas questões controversas para serem deliberadas.
- Faça lista de presença virtual
É recomendável que seja feita uma lista de presença virtual, que pode ser feita através do chat da plataforma ou ferramentas de assinatura virtual.