Carta circular 582 / 2021 – orientações importantes para o início do ano

05 de janeiro de 2021

Apresentamos abaixo orientações quanto a alguns importantes assuntos que devem estar sempre no radar da atenção dos senhores síndicos e administradores, tais como:

REALIZAÇÃO DE ASSEMBLEIAS (VENCIMENTO DE MANDATO): Embora algumas convenções estipulem mandato de síndico de 2 anos, período máximo permitido por Lei (ainda que permitida a reeleição), anualmente, é devida a realização de assembleia geral ordinária para prestação de contas, previsão orçamentária e, quando for o caso, eleição de síndico, subsíndico e conselho consultivo / fiscal. Não deixe de realizar suas assembleias nos prazos devidos, principalmente com relação ao seu mandato. O vencimento da ata de sua eleição pode ter diferentes implicações, pois trata-se do documento que legitima sua qualidade de representante legal do condomínio, cuja documentação precisa estar sempre atualizada para fins de cadastro no CNPJ, certificação digital e demais atos jurídicos e administrativos que envolvam o condomínio.

ADEQUAÇÃO DE ORÇAMENTO ORDINÁRIO: Acompanhe a evolução das receitas e despesas do condomínio, de modo a evitar a ocorrência de saldo devedor, aplicando as respectivas medidas cabíveis para cada caso, que geralmente demandam reajuste da cota ordinária, rateio de despesas extras, incorporação de margem de inadimplência no rateio mensal, dentre outras medidas. Com seu login e senha, acesse regularmente a página de seu condomínio em nosso site www.estasa.com.br e acompanhe a evolução financeira.

PROGRAMAÇÃO PARA 13º SALÁRIO: Caso seu orçamento não contemple mensalmente as verbas de provisão para o 13º salário dos empregados, sugerimos que adote a partir do segundo semestre do ano as providências neste sentido, de modo que em Novembro e Dezembro seu condomínio já esteja em plenas condições de suportar tal despesa.

CADASTRO DE CPF DOS CONDÔMINOS: Em função da obrigatoriedade de emitir as cobranças registradas, reiteramos que, para emissão dos boletos bancários de cota condominial, é necessário informar o CPF da pessoa física responsável pelo pagamento. Solicitamos a colaboração dos síndicos para os eventuais casos de pendências dessas informações, a fim de evitar dificuldades nas cobranças dos títulos de condomínio.

COBRANÇA DE INADIMPLENTES: Alertamos que os encargos decorrentes do atraso de pagamento da cota condominial, tais como multa, juros, correção, honorários, etc., são devidos pelo condômino em atraso, sendo imprópria a conduta do síndico de interferir em tais casos isentando (ainda que parcialmente) o condômino desses valores adicionais. No entanto, orientamos que está dentro da competência do síndico a concessão de parcelamento dos valores devidos. Nossa empresa de cobrança STA Cobrança.

E-SOCIAL: Passadas as primeiras fases de implantação do e-Social desde 2018, não há mais como permitir a ocorrência de eventos trabalhistas em desacordo com a Lei, tendo em vista a necessidade de tramitar as informações exclusivamente por tal plataforma eletrônica de dados, cujas informações devem ser inseridas antes da ocorrência de cada evento como por exemplo admissão, demissão, férias, afastamentos, comunicação de acidente do trabalho, etc. A certificação digital é fundamental para a operação do e-Social.

EFD-REINF: Assim como o e-Social, o EDF-Reinf faz parte do Sped (Sistema de Pagamentos e Escrituração Digital) referente ao tratamento das obrigações tributárias e fiscais. A certificação digital é fundamental para a operação do EFD-Reinf.

CONTAS BANCÁRIAS EXTERNAS: Caso seu condomínio possua alguma conta bancária (como poupança, aplicação ou conta corrente), não deixe de prestar contas aos condôminos dessa conta fora da movimentação ordinária na administradora, pois, como não temos acesso a ela, tal movimentação financeira pertencente ao condomínio pode ficar oculta perante aos condôminos, prejudicando assim a transparência da prestação de contas do(a) síndico(a).

AUTOVISTORIA: Lembramos que já se passaram os primeiros 5 anos de vigência da Lei 6.400/13, que exige a realização de autovistoria predial a cada cinco anos. Portanto, se seu condomínio está com pendências, orientamos que regularize a situação, a fim de evitar multas das autoridades públicas competentes.

SEGURO OBRIGATÓRIO: Verifique a existência e validade da apólice do seguro obrigatório contra incêndio das partes comuns e peça-nos uma proposta, que será enviada pela Estasa Corretora de Seguros. Caso faça o seguro com outra corretora, solicitamos o envio de cópia da apólice vigente para fins de controle interno.

VENCIMENTO DE FÉRIAS (PAGAMENTO EM DOBRO): Acompanhe regularmente o vencimento das férias de seus funcionários, de modo a evitar o pagamento em dobro quando expirado o prazo máximo para a concessão do período de gozo. Recomendamos fazer a programação anual.

CERTIFICAÇÃO DIGITAL: Fundamental principalmente para os casos de homologação de rescisões de contrato de trabalho de empregados, motivo pelo qual orientamos que, antes de demitir funcionários, regularize sua situação para não correr riscos das implicações trabalhistas. Trata-se de uma obrigação indispensável para operar o e-Social e o EFD-Reinf. Caso seu condomínio ainda não tenha, providencie imediatamente.

ADMISSÕES E RESCISÕES: Caso seu condomínio tenha que admitir ou demitir algum funcionário, antes de tomar tal decisão e encaminhá-lo para o Departamento Pessoal, certifique-se das condições para tal evento, informando com antecedência todos os dados necessários para a efetivação do processo, inclusive preenchendo e assinando os respectivos formulários que vão orientar os procedimentos internos por parte de nossos colaboradores (Gerência e DP).

SEGUROS DE VIDA, FUNERAL E COMPLEMENTO SALARIAL: Determinados pela Convenção Coletiva dos empregados de condomínios, devem ser estipulados em apólice à parte, portanto, sendo indevida a contratação na mesma apólice do seguro obrigatório das partes comuns. Confirme o cumprimento de tais obrigações para seus empregados, cujas despesas costumam ser mensais e, portanto, devem estar previstas em seu orçamento ordinário.

NORMAS REGULAMENTADORAS: Trata-se da obrigatoriedade de contratação de PCMSO, PPRA, LTCAT, ASO (atestado médico), PPP e Treinamento Designado Cipa. Recomendamos deixar previamente autorizada a execução de tais programas pela empresa de medicina e segurança do trabalho que atende aos condomínios clientes da Estasa.

TERCEIRIZAÇÃO DE MÃO-DE-OBRA: Orientamos que o pagamento das faturas de empresas de cessão de mão-de-obra, tais como portaria, limpeza, vigilância e segurança, seja efetuado mediante a prévia apresentação mensal dos comprovantes de recolhimento dos encargos trabalhistas, evitando assim que o tomador de serviço (condomínio) seja condenado solidariamente em eventual ação por falta de cumprimento das obrigações por parte do empregador direto.

OBRAS E SERVIÇOS: Orientamos que as obras e os serviços de certa relevância financeira ou complexidade para o condomínio (além de aprovados em assembleia geral com seu respectivo rateio) sejam efetuados mediante assinatura de contrato com o escopo do serviço e definições de obrigações de ambas as partes, inclusive com programação de pagamento escalonada de acordo com a execução da obra, além de outros critérios de checagem de idoneidade das empresas contratadas, tais como certidões, referências de outros clientes, etc.

REMUNERAÇÃO DE SÍNDICO(A): Pagamentos de pró-labore de síndico ou isenção de cota condominial têm o mesmo tratamento tributário perante o INSS e a Receita Federal, devendo incidir a contribuição previdenciária (retenção de 11% na fonte e contribuição de 20% do condomínio) e constar da Dirf do condomínio, bem como da Declaração de Ajuste Anual do síndico – pessoa física. Caso o síndico já contribua para a previdência pelo teto, o condomínio estará dispensado de recolher os 11% desde que seja apresentado ao Departamento Pessoal da administradora o respectivo comprovante (contra-cheque) todos os meses.

PRESTAÇÃO DE CONTAS (ADIANTAMENTOS): Orientamos que os senhores síndicos ao receberem adiantamento de valores para despesas do condomínio efetuem a respectiva prestação de contas dentro do mesmo mês em que recebeu o adiantamento, evitando assim que a conta de controle fique negativa, sinalizando a existência de tal pendência que se acumulará na pasta financeira do mês seguinte. Portanto, solicitamos que os comprovantes de prestação de contas cheguem à administradora até o dia 28 de cada mês, para sejam recebidos a tempo de serem conferidos e lançados até o dia 30.

PAGAMENTO DE SERVIÇOS PRESTADOS (PESSOA FÍSICA): Pagamentos de serviços prestados por autônomos devem ser efetuados por RPA (Recibo de Pagamento a Autônomo), com o devido preenchimento dos dados do condomínio contratante e do prestador de serviço, sendo indispensável a informação do nome completo, identidade, data de nascimento, CPF, NIT (Número de Inscrição do Trabalhador), que pode ser o PIS/Pasep ou matrícula do INSS, composto de 11 algarismos para o recolhimento dos encargos previdenciários devidos (retenção de 11% INSS na fonte referente à contribuição do autônomo e 20% de recolhimento da parte do condomínio). Importante anotar os dados bancários para crédito em conta do favorecido.

OUTROS PAGAMENTOS OU REEMBOLSOS: Despesas com materiais, produtos e equipamentos em geral, bem como reembolsos, devem estar respaldadas por NOTA FISCAL ou CUPOM FISCAL (1ª via original). As notas fiscais devem estar completamente preenchidas pela empresa emitente, com data de emissão dentro do prazo de validade, e com destaque dos impostos incidentes sobre a mesma. Os comprovantes devem ser ORIGINAIS e SEM RASURAS de qualquer espécie. Para alterações em tais documentos, existe carta de correção da empresa emitente. Obs.: Recibos declarando se tratar de reembolso de materiais (sem a devida comprovação), e que na verdade se destinam a pagamento de serviços prestados, configuram crime contra a ordem tributária.

INSTRUÇÕES DE PAGAMENTO (FORNECEDORES OU REEMBOLSOS): Todos os documentos enviados devem ter sua forma de pagamento expressa e inequívoca no próprio corpo do recibo. Para boletos bancários com código de barras, vencimento e contas de concessionárias públicas, está automaticamente informada a forma por pagamento em banco. Porém, notas fiscais, recibos, faturas, RPA’s e demais documentos devem conter tais informações com os dados bancários do favorecido (banco, agência, conta), contendo nome completo, CPF e, em alguns casos, data de nascimento e número de inscrição no INSS.

PAGAMENTOS DE FORNECEDORES (PRODUTOS OU SERVIÇOS): Informamos que os pagamentos aos fornecedores são efetuados exclusivamente por meio eletrônico através de boleto ou crédito em conta do favorecido. Portanto, ao contratar serviços e efetuar compras, caso não seja emitido boleto, solicite imediatamente os dados bancários do fornecedor e anote no respectivo documento.

ENVIO DE PAGAMENTOS PELO MALOTE: As obrigações de pagamento de despesas contraídas pelo condomínio, tais como boletos bancários, notas fiscais, etc. devem ser enviadas pelo malote com antecedência mínima de 48 horas para que sejam examinadas e cadastradas a tempo de serem quitadas em seus respectivos vencimentos, especialmente aquelas que demandam análise tributária com retenções na fonte. As exceções por eventual urgência devem ser tratadas à parte com seu respectivo gerente de relacionamento. Obs.: É proibido o trânsito de valores em espécie pelo malote, pois sofrem risco de perda, furto, roubo, inclusive com uso de violência contra nossos colaboradores. Informe-se com seu respectivo gerente sobre os dias de malote em seu condomínio.

PAGAMENTOS SEM CONFORMIDADE: Alertamos que, para os pagamentos enviados à administradora em desacordo com as respectivas exigências tributárias, a responsabilidade é exclusiva do representante legal do condomínio, isentando a Estasa de eventuais cobranças pelas penalidades decorrentes de tais irregularidades, considerando que cumprimos nosso dever de orientar os clientes, cujo poder de decisão está concentrado na pessoa do síndico, efetivo gestor dos recursos do condomínio.

AJUSTES DE LANÇAMENTOS: Solicitamos que a movimentação financeira de seu condomínio seja acompanhada regularmente pela Interativa (www.estasa.com.br), de modo a solicitar eventuais correções de lançamento (classificações ou alterações de históricos) dentro do próprio mês de ocorrência, evitando assim a reemissão de balancetes e atraso na liberação das pastas financeiras.

PARTICULARIDADES: Todos os documentos que têm alguma particularidade em seu tratamento devem ser enviados carregando essa informação em seu próprio corpo ou, pelo menos, com as instruções grampeadas de forma clara e destacada, evitando assim que ele siga seu caminho natural de processamento nos setores internos da administradora. Ex.: Ao enviar uma conta com determinado vencimento que não seja para pagar na data, algum boleto, conta de água ou luz que seja apenas para arquivar porque já foi enviada antes por e-mail, solicitamos que essas particularidades estejam visíveis para quem for manusear tais documentos, evitando assim o pagamento indevido, pagamento em duplicidade ou demais problemas neste sentido.

Atenciosamente,

Estasa – Empresa de Serviços Técnicos e Administrativos Ltda.