Guia para o seu condomínio aderir ao eSocial

24 de julho de 2018
Foto aérea de prédios no litoral para a pauta "Guia para o seu condomínio aderir ao eSocial e não pagar multa"

Governo federal adia para novembro prazo de migração, mas condomínios podem começar logo e, assim, evitar multas.

RIO – Condomínios com receitas anuais de até R$ 4,8 milhões que se cadastrarem no eSocial somente a partir de novembro terão que se desdobrar: três das cinco fases de adesão ao sistema deverão ser feitas ao mesmo tempo. O novo prazo foi divulgado pelo governo federal na semana passada. O calendário anterior era escalonado e começaria a vigorar na próxima segunda-feira, mas a União decidiu torná-lo facultativo. Somente no município do Rio, 40 mil unidades serão obrigadas a aderir, sob o risco de sofrerem multas futuramente.

O eSocial é um programa que vai unificar, digitalmente, a coleta de informações a respeito de 15 obrigações tributárias, previdenciárias e trabalhistas. Entre as mais conhecidas, está o Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP). Hoje, condomínios precisam enviar os dados, individualmente, para os respectivos órgãos públicos. A multa por uma falta de atualização cadastral, por exemplo, é de R$ 402,54, por empregado.

As três etapas que deverão ser feitas ao mesmo tempo em novembro, caso o condomínio opte por esse prazo limite, são: cadastro dos empregadores, informações relativas aos trabalhadores e envio da folha de pagamento.

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O eSocial não é exclusivo para unidades do setor imobiliário. Desde janeiro deste ano, a plataforma já está em vigor para grandes empresas (faturamento superior a R$ 78 milhões anuais). No entanto, o segundo grupo, do qual fazem parte os condomínios, foi dividido em dois calendários obrigatórios: a partir de novembro, para micro e pequenas empresas com arrecadação menor que R$ 4,8 milhões; e a partir de segunda-feira, para empresas que faturam entre R$ 4,8 e R$ 78 milhões.

 

Infográfico explicando sobre eSocial para a pauta ""Guia para o seu condomínio aderir ao eSocial e não pagar multa"
Confira todos os detalhes sobre a adesão ao eSocial.

 

Com a migração para o novo sistema digital, especialistas acreditam que a cultura dos condomínios deve mudar radicalmente. As informações deverão seguir de forma mais transparente e imediata. Funcionários de edifícios também acabarão sendo beneficiados devido à maior garantia dos seus direitos. “O sistema vai exigir dos síndicos mais organização e cumprimento de prazos, procedimentos e confecção de documentos trabalhistas”, diz Tatiana Fernandes, gerente de RH da Estasa.

Certificação digital: item obrigatório

Antes de se programar para as etapas do eSocial, os condomínios precisam ter em mãos uma certificação digital. O documento virtual, que já era recomendado, agora se torna obrigatório para acesso ao portal do sistema.

O primeiro passo é procurar uma autoridade certificadora. Os edifícios podem encontrar a relação desses profissionais no site da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira.

Em seguida, é necessário reunir alguns documentos: ata da assembleia de escolha do síndico, CPF e identidade dele, além de convenção do condomínio. Por fim, o agente certificador faz o cadastro virtual e libera a chave de acesso.

Os condomínios podem optar por três tipos de acesso: token, cartão ou versão para computador. A diferença entre um e outro está na validade da certificação e nos preços cobrados.

Depois de o condomínio formalizar o certificado digital, começam as cinco fases propriamente ditas de adesão ao eSocial. Além das três primeiras, que devem ser obrigatoriamente feitas em novembro, a administradora terá ainda que: substituir a Guia de Informações à Previdência Social (fase 4) e enviar os dados de segurança e saúde dos trabalhadores (fase 5).

Complexidade cria dúvidas

O processo de adesão ao eSocial é complexo e está gerando indefinição entre administradores. “Como condomínios não têm faturamento, acredito que, em tese, eles não se enquadrem na regra do novo calendário. Por via das dúvidas, as administradoras para as quais eu trabalho estão se preparando para cumprir as exigências a partir de segunda-feira”, diz o advogado Leandro Sender, especialista em Direito Imobiliário.

Procurada pelo DIA, a Receita Federal confirmou que empreendimentos imobiliários estão, sim, contempladas pelo adiamento do prazo obrigatório.

O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) vai mudar a forma como os condomínios realizam a coleta de informações dos empregados. Por conta disso, a plataforma tem gerado dúvidas nas administradoras e síndicos. Confira as dúvidas esclarecidas por especialistas ouvidos pelo DIA.

Organização para a mudança

Precavida, a técnica de segurança do trabalho Marília Chagas, de 54 anos, está preparada para incluir o prédio onde é síndica no Catete, Zona Sul, no sistema do governo federal já na segunda-feira. “Estou me adequando para essa mudança. A administradora tem me orientado, explicando quais documentos dos funcionários eu devo recolher”, explica a síndica.

Ela afirma que o processo tem sido bastante trabalhoso. “Tenho que cobrar dos funcionários e ficar encarregada de reunir tudo, cumprir com todas as obrigações, pois pode haver multa. Caso isso ocorra, quem pode sofrer são os condôminos”.

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